Excel 常用函数是表格自动化计算的核心工具，日常报表台账汇总核对匹配判断几乎都离不开这些函数，掌握 Excel 常用函数之后，就不需要手动累加逐个核对数据，原始数据更新的时候公式结果可以自动刷新，大幅减少重复计算工作量，很多办公人员只会基础求和，遇到多条件统计跨表匹配文本提取就无从下手，本质是没有分清每一类 Excel 常用函数的适用场景，函数不是单纯记语法，重点是理解参数含义，区分精确匹配和近似匹配，处理文本空格格式不一致这类常见报错，本文按照统计求和查找匹配逻辑判断文本处理四大类，讲解办公最高频的 Excel 常用函数，附带写法和实际应用场景，适合做月报库存表员工薪资表业务明细表。
统计求和类 Excel 常用函数
这类是入门首选 Excel 常用函数，主要用来计数求和，是所有报表最基础计算需求。
| 函数名称 | 功能说明 | 基础公式写法 | 适用场景 |
|---|---|---|---|
| SUM | 对指定单元格区域全部数字求和 | SUM(A1:A20) | 合计金额合计数量 |
| SUMIF | 单条件求和，满足一个条件才累加 | SUMIF (A1:A20, 苹果，B1:B20) | 按产品名称汇总销售额 |
| SUMIFS | 多条件求和，同时满足多个条件才累加 | SUMIFS (B1:B20,A1:A20, 苹果，C1:C20, 东区) | 同时按产品和区域汇总 |
| COUNT | 只统计区域里面数字单元格个数 | COUNT(A1:A20) | 统计录入数字的条目数量 |
| COUNTA | 统计所有非空单元格，数字文本都算 | COUNTA(A1:A20) | 统计登记总人数总记录条数 |
| COUNTIF | 单条件计数 | COUNTIF (A1:A20, 合格) | 统计合格记录数量 |
| COUNTIFS | 多条件计数 | COUNTIFS (A1:A20, 合格，B1:B20, 东区) | 多条件统计条目数量 |
补充要点，SUMIFS 和 SUMIF 参数顺序不一样，SUMIFS 第一个参数是求和区域，很多新手写反参数直接报错，这是 Excel 常用函数高频错误点。
查找匹配类 Excel 常用函数
这类 Excel 常用函数用来跨表匹配数据，是业务表最常用的函数，比如根据工号调取姓名，根据订单编号匹配单价。
| 函数名称 | 功能说明 | 基础公式写法 | 适用场景 |
|---|---|---|---|
| VLOOKUP | 纵向查找，按首列关键字向右匹配 | VLOOKUP(D1,A1:B20,2,0) | 根据编号匹配对应信息 |
| XLOOKUP | 新版查找函数，替代 VLOOKUP | XLOOKUP(D1,A1:A20,B1:B20) | 双向查找，容错更强 |
| INDEX | 按行号列号提取单元格内容 | INDEX(A1:B20,3,2) | 提取指定行列的数据 |
| MATCH | 查找内容在区域里面的位置序号 | MATCH(D1,A1:A20,0) | 配合 INDEX 实现灵活查找 |
重点说明，VLOOKUP 最后一个参数填写 0 代表精确匹配，办公场景几乎全部使用精确匹配，填写 1 是近似匹配，要求升序排序，很容易匹配错误，XLOOKUP 是新版 Excel 常用函数，不需要限制查找列必须在区域第一列，还自带找不到时自定义返回值，旧版本 Excel 没有 XLOOKUP 函数。INDEX 搭配 MATCH 组合，是比 VLOOKUP 更灵活的查找方案，不受查找列位置限制。
逻辑判断类 Excel 常用函数
这类 Excel 常用函数用来做条件判定，自动输出指定结果，适合等级划分达标判断异常标记。
| 函数名称 | 功能说明 | 基础公式写法 | 适用场景 |
|---|---|---|---|
| IF | 单条件判断，满足条件返回一个值，不满足返回另一个值 | IF (A1>=60, 及格，不及格) | 成绩等级判定 |
| IFS | 多条件依次判断，替代多层 IF 嵌套 | IFS (A1>=90, 优秀，A1>=60, 及格，TRUE, 不及格) | 多等级分段判断 |
| AND | 同时满足全部条件才为真 | AND(A1>60,B1>60) | 多条件同时成立校验 |
| OR | 任意一个条件成立就为真 | OR(A1>60,B1>60) | 满足任意一项即可 |
| IFERROR | 捕获公式错误，错误时自定义显示内容 | IFERROR (VLOOKUP (D1,A1:B20,2,0), 无匹配) | 把 N/A 错误改成空白或者文字 |
补充要点，多层 IF 嵌套容易写乱，新版 Excel 优先使用 IFS，可读性更好，IFERROR 经常搭配 VLOOKUP 这类 Excel 常用函数，解决找不到匹配值显示错误代码的问题。
文本处理类 Excel 常用函数
这类 Excel 常用函数专门处理单元格里面文字，拆分拼接提取字符，适合身份证编号姓名电话这类文本数据。
| 函数名称 | 功能说明 | 基础公式写法 | 适用场景 |
|---|---|---|---|
| LEFT | 从文本左侧提取指定个数字符 | LEFT(A1,4) | 提取编号前四位 |
| RIGHT | 从文本右侧提取指定个数字符 | RIGHT(A1,4) | 提取末尾四位 |
| MID | 从中间指定位置提取字符 | MID(A1,3,5) | 从第三位开始提取五个字符 |
| TRIM | 清除文本多余空格 | TRIM(A1) | 清理前后多余空格，解决 VLOOKUP 匹配失败 |
| CONCAT | 合并多个单元格文本 | CONCAT(A1,B1) | 把姓名和编号拼接在一起 |
| TEXT | 把数字转换成指定格式文本 | TEXT(A1,0.00) | 统一保留两位小数格式 |
重点说明，TRIM 这个 Excel 常用函数非常实用，很多查找匹配报错，根源就是数据源里面隐藏多余空格，肉眼看不出，使用 TRIM 清理之后匹配就可以恢复正常。
函数通用操作步骤
1 选中要存放公式结果的单元格
2 输入等号，所有 Excel 常用函数必须以等号开头，没有等号会变成普通文本
3 输入函数名称，接着输入左括号，按照参数顺序填写区域条件
4 输入完成之后按回车，公式自动计算出结果
5 如果需要批量计算，选中单元格，拖动右下角填充柄下拉，公式会自动相对引用单元格
补充要点，下拉填充的时候如果不想固定某个区域，就使用绝对引用，在列标行号前面加美元符号，比如 $A$1，这个是 Excel 常用函数进阶知识点，做跨表汇总经常用到。
【常见问题】
问题 1 excel 常用函数里面 VLOOKUP 为什么返回 N/A 错误
回答 1 excel 常用函数 VLOOKUP 出现 N/A，一般是查找关键字在数据源首列不存在，或者两边数据存在隐藏空格，文本和数字格式不统一，也有可能是所选查找区域没有包含返回值那一列，使用 TRIM 清理空格，统一单元格格式之后，就可以正常使用这个 excel 常用函数完成匹配。
问题 2 excel 常用函数 SUMIFS 和 SUMIF 可以互换使用吗
回答 2 excel 常用函数 SUMIF 是单条件求和，SUMIFS 支持多条件求和，单条件场景可以互换，但是参数顺序不一样，SUMIFS 第一个参数固定是求和区域，如果直接照搬 SUMIF 写法，excel 常用函数 SUMIFS 就会计算错误，多条件统计场景必须使用 SUMIFS。
问题 3 excel 常用函数下拉填充之后全部结果一样是什么原因
回答 1 这是 excel 常用函数使用绝对引用导致，公式里面区域加了美元符号 $，下拉的时候引用区域不会自动偏移，如果需要逐行变化，要改成相对引用，去掉美元符号，这是学习 excel 常用函数最容易遇到的问题。
问题 4 旧版本 excel 常用函数没有 XLOOKUP 该怎么办
回答 4 旧版本 excel 常用函数不支持 XLOOKUP，可以继续使用 VLOOKUP，或者 INDEX 搭配 MATCH 组合方案，同样可以实现查找匹配，不需要升级软件也可以完成同等功能的 excel 常用函数运算。
【免责申明】
本文基于微软 Excel 常规版本编写，部分新版 Excel 常用函数仅支持新版软件，旧版本无法识别，函数参数和界面会随版本更新调整，操作前建议备份表格原始数据，本文仅作为办公学习参考，不对公式错误或者操作失误造成的数据损失承担责任。
