为规范档案管理流程，提高档案资料的完整性、安全性和使用效率，确保各类文件资料得到科学、有序的保存与利用，特制定本制度。本制度适用于单位内部所有档案的收集、整理、归档、保管、调阅及销毁等环节。

一、档案管理职责

1. 档案管理人员应具备良好的职业素养和责任心，熟悉档案管理相关法律法规，掌握档案分类、编号、装订等基本技能。

2. 负责日常档案的接收、登记、分类、编号、归档工作，确保档案资料的完整性和系统性。

3. 定期检查档案室环境，保持室内整洁、通风良好，防止档案受潮、霉变或虫蛀。

4. 建立并维护档案目录数据库，实现电子化管理，便于查询与调用。

二、档案归档要求

1. 各部门在完成一项工作后，应及时将相关文件材料整理归档，并按类别进行编号。

2. 归档文件必须内容完整、字迹清晰、无缺页、无破损，必要时需附上说明性文字。

3. 档案材料应按照年度、项目、种类等进行分类存放，确保查找便捷。

4. 重要档案应建立副本，以防意外丢失或损坏。

三、档案借阅与使用

1. 借阅档案需填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、用途、借阅时间及归还时间。

2. 借阅人须遵守保密规定，不得擅自复制、拍照或外传档案内容。

3. 档案原则上不得带出档案室，特殊情况需经主管领导批准。

4. 借阅档案应在规定时间内归还，逾期未还者将予以通报批评。

四、档案保管与安全

1. 档案室应配备防火、防潮、防盗、防虫等设施，确保档案安全。

2. 非工作人员未经许可不得进入档案室，外来人员需经审批后方可进入。

3. 档案管理人员应定期对档案进行清点、检查，发现问题及时处理。

4. 对于长期不使用的档案，应按规定进行整理并妥善保管。

五、档案销毁管理

1. 档案销毁前需由相关部门提出申请，经审核批准后方可执行。

2. 销毁档案应由两人以上共同监督，确保档案内容彻底清除。

3. 销毁过程应做好记录，包括销毁时间、数量、责任人等信息。

4. 禁止将未经过审批的档案随意丢弃或出售。

六、附则

1. 本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

2. 本制度由档案管理部门负责解释和修订，可根据实际需要进行调整和完善。

通过严格执行本制度，能够有效提升档案管理的规范化水平，保障单位各项工作的顺利开展，为今后的工作提供有力的资料支持和决策依据。