【公司文件材料归档范围和档案保管期限规定】为规范公司各类文件材料的归档工作，确保档案资料的完整性、系统性和可追溯性，提升企业档案管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际运营情况，特制定本《公司文件材料归档范围与档案保管期限管理规定》。

一、适用范围

本规定适用于公司各部门在日常工作中形成的所有具有保存价值的文件材料，包括但不限于行政文书、合同协议、财务凭证、项目资料、人事档案、会议记录、技术文档等。所有涉及公司经营管理、业务开展和内部管理的纸质或电子文件均应纳入归档管理范围。

二、归档范围

1. 行政类文件：如公司章程、董事会决议、股东会纪要、管理制度、通知公告、公文往来等。

2. 业务类文件：包括合同、协议、招投标文件、项目计划书、立项审批、验收报告、客户资料等。

3. 财务类文件：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料、资金收支记录等。

4. 人事类文件：员工档案、招聘记录、劳动合同、绩效考核、奖惩记录、培训资料等。

5. 技术类文件：产品设计图纸、研发记录、技术方案、专利文件、设备说明书等。

6. 其他重要文件：如会议纪要、重要函件、法律文书、信访材料等。

三、档案保管期限

根据文件的重要程度和使用价值，档案保管期限分为永久、长期和短期三种类型：

1. 永久保管：对公司的历史发展、法律权益、资产管理和重大决策有重要参考价值的文件，如公司章程、重大合同、重要会议记录、人事任免决定等。

2. 长期保管（30年）：对公司经营、管理、审计、法律事务等方面具有较长时间参考价值的文件，如年度财务报表、项目总结、重要合同副本、人力资源档案等。

3. 短期保管（10年）：对当前业务运作有一定参考价值，但不再具有长期保存意义的文件，如一般性通知、临时性会议记录、非关键性业务文件等。

四、归档要求

1. 各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理与归档工作，确保资料齐全、分类清晰、编号准确。

2. 文件材料应在形成后及时归档，不得积压或随意丢弃。

3. 电子文件应与纸质文件同步归档，并确保格式统一、数据完整、易于检索。

4. 档案管理人员应定期检查归档资料的完整性与安全性，防止遗失、损坏或泄密。

五、档案调阅与销毁

1. 档案调阅需履行审批手续，由使用人提出申请，经相关部门负责人批准后方可查阅。

2. 涉及公司秘密或个人隐私的档案，应严格控制调阅权限。

3. 对于超过保管期限且无保存价值的档案，应按照公司规定进行销毁，并做好登记备案工作。

六、附则

本规定自发布之日起施行，由公司档案管理部门负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，共同维护公司档案工作的规范化与制度化。