为规范公司员工人事档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性与安全性，充分发挥人事档案在人力资源管理中的基础作用，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规定。

一、适用范围

本规定适用于公司所有正式聘用的员工，包括合同制员工、劳务派遣人员及临时用工人员。各类人员的人事档案应统一归档管理，确保信息完整、真实、有效。

二、档案内容

员工人事档案主要包括以下

1. 员工个人基本信息（如姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等）；

2. 学历证明、资格证书、培训记录等教育背景资料；

3. 劳动合同、岗位变动记录、薪资调整情况；

4. 考核记录、奖惩情况、绩效评估结果；

5. 人事变动资料（如转正、晋升、调动、离职等）；

6. 其他与员工任职相关的材料。

三、档案管理职责

1. 人力资源部门负责员工人事档案的建立、更新、保管和调阅工作；

2. 各部门负责人应配合人力资源部，及时提供员工相关资料，确保档案内容的准确性和时效性；

3. 档案管理人员需严格遵守保密制度，未经批准不得擅自查阅或泄露档案信息。

四、档案的建立与更新

1. 新入职员工应在报到后一周内提交相关资料，由人力资源部统一建档；

2. 员工在任职期间发生岗位调整、职务变更、薪酬变动等情况时，应及时更新档案内容；

3. 档案信息如有变动，须经本人签字确认后，由人力资源部进行归档。

五、档案的使用与调阅

1. 员工本人可凭有效证件申请查阅个人档案，经审批后方可调阅；

2. 公司内部因工作需要调阅档案，须填写《档案调阅申请表》，并经相关负责人批准；

3. 外单位因合法程序需调取员工档案的，应出具书面证明，并经公司领导批准后方可办理。

六、档案的保存与销毁

1. 员工离职后，其人事档案应按规定保存一定年限，具体期限按国家相关规定执行；

2. 对于超过保存期限且无继续保存价值的档案，应按照公司规定程序进行销毁，并做好登记备案。

七、附则

1. 本规定由公司人力资源部负责解释和修订；

2. 本规定自发布之日起施行，原有相关规定与本规定不一致的，以本规定为准。

通过建立健全的人事档案管理制度，公司将不断提升人力资源管理水平，保障员工权益，促进企业健康有序发展。