为加强公司内部文件资料的规范化管理，确保各类文件在传递、接收、归档及使用过程中的安全性、完整性与高效性，特制定本《公司文件收发管理规范》。该制度适用于公司各部门及全体员工，旨在提升信息流转效率，明确职责分工，保障公司运营的有序进行。

一、适用范围

本制度适用于公司所有内部文件、通知、报告、合同、会议纪要等各类正式或非正式文件的收发流程。包括但不限于纸质文件与电子文件的处理方式。

二、文件分类与标识

1. 文件按性质分为：行政类、业务类、人事类、财务类、技术类等。

2. 所有文件应标明文件编号、密级（如“普通”、“内部”、“机密”）、拟稿人、审批人、日期等基本信息。

3. 重要文件需加盖部门印章或负责人签字，以示正式性与权威性。

三、文件收发流程

1. 文件接收：

- 各部门收到外部文件或内部文件时，须由专人负责签收，并登记在《文件收发登记表》中。

- 接收人员应对文件内容进行初步审核，确认是否属于本部门职责范围，若不属于则应及时转交相关责任部门。

2. 文件分发：

- 文件经审批后，由指定人员负责分发至相关部门或个人。

- 分发过程中应确保文件完整无缺，避免遗漏或误传。

- 电子文件应通过公司内部系统或指定邮箱发送，并保留发送记录。

3. 文件签收与反馈：

- 接收方应在规定时间内完成文件阅读并签署回执。

- 对于需要反馈意见的文件，应在规定时限内提交书面或电子版回复。

四、文件保管与归档

1. 各部门应设立专门的文件柜或电子档案库，用于存放已处理完毕的文件。

2. 文件归档应按照时间顺序或项目类别进行分类整理，便于后续查阅与追溯。

3. 涉及公司核心机密或重要业务的文件，应单独存档并设置访问权限。

五、文件销毁与保密

1. 过期或不再使用的文件，需经部门负责人审批后方可销毁。

2. 纸质文件销毁应采用碎纸机处理，电子文件应彻底删除并清空回收站。

3. 所有涉及公司商业秘密的文件，必须严格遵守保密规定，未经许可不得外传或泄露。

六、监督与考核

1. 行政部门负责对文件收发管理工作的日常监督与检查。

2. 对违反本制度的行为，将视情节轻重给予通报批评、绩效扣分或行政处分。

3. 鼓励员工积极参与文件管理优化工作，提出合理化建议。

七、附则

1. 本制度自发布之日起实施，由公司行政部负责解释和修订。

2. 各部门可根据实际情况制定实施细则，但不得与本制度相抵触。

通过严格执行本《公司文件收发管理规范》，公司将有效提升内部信息管理效率，增强各部门之间的协作能力，为企业的稳定发展提供坚实保障。